-Like vilkår, sier Ulla Listerud og lar ordene henge et øyeblikk i luften. Her skjuler det seg nemlig en tabbe som forsinket prosessen. Listerud er leder for innkjøp i kommunen og har en interessant historie på lager.

Det er i 2010 at et borgerlig flertall i Ski bestemmer at man skal sette ut renhold på anbud. Men kommunen glemmer å ta høyde for at renholderne har offentlig tjenestepensjon og at disse derfor ikke kan konkurrere på like vilkår med private bedrifter. NHO Service engasjerer seg i saken. Det leder til at anbudskonkurransen blir avlyst.

25 millioner
Etter avklaringer med advokater starter prosessen opp på ny og kommunestyret vedtar i februar 2013 at 30-50 prosent av renholdsarealet skal settes ut på anbud. Med dette fikk Ski kommune 13 overtallige. Avtalen skal gjelde for tre år, pluss opsjon på et år. Rådmannen bestemmer hvilke bygg som skal settes ut. Det blir i hovedsak barnehager og skoler, samt idrettshall og bad. Kontrakten blir i størrelsesorden 25 millioner kroner over fire år og omfatter 28.500 kvadratmeter.

Kommunestyret vedtar at evaluering av utførelsen og kostnadseffekten gjøres fortløpende og i slutten av avtaleperioden. I det praktiske kan det også bli uanmeldte stikkprøver. Ambisjonen er å teste hvert kvartal.

400.000 kroner
Det bevilges 400.000 kroner for å gjennomføre konkurranseutsettingen. Det stilles samme krav til kvalitet fra intern og ekstern leverandør. Begge skal levere renhold i henhold til kravspesifikasjonen der INSTA 800 er en viktig del. Dette skjerper kravene til den kommunale driftsenheten som må møte konkurransen og levere renhold tilsvarende kravspesifikasjonen.

Tverrfaglig team
Prosessen startet med å lage en kravspesifikasjon som ble utformet av et tverrfaglig team. Det bestod av representanter for innkjøp, tillitsvalgte, hovedverneombud og renholdsledelse i kommunen. Kravspesifikasjonen ble så sendt ut til alle brukere som innen en tidsfrist ga kommentarer og innspill. Disse ble vurdert og endelig kravspesifikasjon ble laget. Innkjøpsrådgiveren utformet det øvrige konkurransegrunnlaget som skulle ut på kunngjøringsportalen Doffin. Hele anbudsgrunnlaget ble kvalitetssikret før endelig kunngjøring på Doffin.

Av interesselisten kunne man kan se at 22 renholdbedrifter hadde vært inne på Doffin og vist interesse. Det kom inn 6 anbud. En av disse blir avvist etter den første evalueringen.

Må-krav
Anbudene blir evaluert. Det avdekker om bedriften oppfyller flere ulike krav. Første nivå er kvalifikasjonskravene. Hvert av disse må være fylt før man kan gå videre. Hvis bedriften ikke er godkjent på bare et punkt blir anbudet avvist. Deretter må bedriftene innfri i forhold til kravspesifikasjonen. Her er det også "må krav" som må oppfylles. Bedrifter som oppfyller nevnte krav går videre til siste del av evalueringen. Her måles bedriften opp mot tildelingskriterier.

- I dette tilfellet var et tildelingskriterium at totale kostnader skulle vektes 70 % og kvalitet vektes 30 %, forteller Ulla Listerud.

Et av kravene i kravspesifikasjonen er at bedriften har offentlig godkjenning fra Arbeidstilsynet for å drive med renhold. Du kan dog fylle Arbeidstilsynets krav og likevel ikke få delta i konkurransen. Dette fordi det er mange typer krav som skal oppfylles.

Kredittverdig?
En vanlig årsak til bedrifter blir avvist er at de mangler dokumentasjon. Kravene til dokumentasjon er tydelig listet opp. Et viktig punkt er at bedriften må være kredittverdig og at kredittvurdering må vedlegges. Hvis det ikke foreligger en slik vurdering kjører kommunen en sjekk i egen regi. Dersom denne viser at bedriften ikke er kredittverdig vil den bli avvist fra konkurransen, forteller Ulla Listerud.

Informasjon og inkludering
Listerud fremhever at for å lykkes med konkurranseutsetting har kommunen lagt vekt på bred og god informasjon til alle berørte parter. Det har vært flere informasjonsmøter. Sentralt i prosessen sto avdelingsleder for renhold, eiendomssjef, fagforeninger og tillitsvalgte.

- Hva er du minst fornøyd med i konkurranseutsetting av renhold i Ski?
- Vi kom skjevt ut på grunn av det avlyste anbudet og dermed gikk det for lang tid fra første vedtak i 2010 til vi var i mål med kontrakt i 2013. Dette kan ha skapt usikkerhet og slitasje for de som jobber med renhold i kommunen.

- Det er et helt åpent spørsmål om vi vil få levert renhold privat, offentlig eller begge deler. Vi kommer nok til å lære mye. Dette vil bli verdifulle erfaringer, slutter Ulla Listerud.