Du står her:
Anskaffelse «på ukjente stier» – søkte markedet
Det ble stilt en rekke funksjonskrav til det nye systemverktøyet, som blant annet skal sørge for at de som mottar en henvendelse, automatisk vil få åpnet tilgjengelig informasjon og gi beslutningsstøtte. I tillegg skal verktøyet sikre dokumentasjon og videreføring av informasjon til oppfølgende instans i Helsevakta eller i helsetjenesten forøvrig.
Til å gjennomføre anskaffelsen ble det nedsatt en egen gruppe internt i Trondheim kommune, bestående av folk som allerede var involvert i Helsevaktprosjektet, IT tjenesten og innleid kompetanse fra konsulentfirma. Anskaffelsen hadde en bred forankring i kommunen.
Utfordringen til kommunen i forkant av anskaffelsen var å finne ut hvilke funksjoner systemverktøyet måtte ha, og hvordan arbeidsflaten skulle se ut for å støtte arbeidsprosessene optimalt.
Kompleksiteten i anskaffelsen gjorde at anskaffelsesteamet i kommunen gjerne ville gå i dialog med markedet i forkant av at de utarbeidet kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlaget. En programvare av denne typen er ikke noe som finnes ferdig utviklet på markedet.
Dialogen med leverandørene startet med at kommunen arrangerte en åpen dialogkonferanse. Her ble leverandører invitert til å høre hvordan kommunen ønsket å legge opp prosessen og hvilke behov de ønsket å få dekket med den aktuelle anskaffelsen. Samtidig kunne leverandørene bidra med innspill om hva markedet kunne levere.