Du står her: 

8) Utarbeide konkurransegrunnlag

Publisert 12.02.13 av Erik Bentsen
Hva bør man tenke på ved utarbeidelse av konkurransegrunnlag?

Når en offentlig instans skal kjøpe inn tjenester over visse beløp, er det nødvendig med kunngjøring av kontraktsmulighet. Kunngjøring skal skje i den nasjonale offentlige kunngjøringsdatabasen www.Doffin.no med tilhørende konkurransegrunnlag. Et konkurransegrunnlag er de dokumenter som inneholder regler for hvordan leverandøren kan konkurrere om kontrakten og hva som er de sentrale kontraktsvilkårene for leveransen.

Sentrale regelverk
Selve innkjøpet reguleres av regelverket for offentlige anskaffelser, men dersom anskaffelsen samtidig innebærer virksomhetsoverdragelse gjelder også arbeidsmiljølovens bestemmelser om dette.

Dersom tilbudet skal fremskaffes ved fritt brukervalg, kan også reglene om tjenestekonsesjon eller autorisasjonsordninger være relevante. Under verktøy finnes det rapporter om tjenestekonsesjoner og når man bør eller må følge anskaffelsesregelverket.

Nytten av godt forarbeid
Forutsatt at foregående faser er gjort grundig, er en stor del av innholdet til konkurransegrunnlaget for kontrakten eller tjenestekonsesjonen allerede gjort. I det store og det hele handler prosessen frem til fase 10 om å lage en kvalitativt god konkurranse som sikrer utvelgelse av den eller de beste samarbeidspartene som finnes i markedet.

Konkurransegrunnlaget omhandler blant annet:

  • krav til leverandørene,
  • hva tilbudet skal inneholde,     
  • hvilke kriterier som gjelder for tildeling av kontrakt
  • og hvilke kontraktsbestemmelser som skal gjelde

Hjelpemidler: Maler for hvordan konkurransegrunnlaget kan se ut, er tilgjengelig hos DIFI (www.anskaffelser.no).

Det finnes ferdige og lett tilgjengelige verktøy for hvordan tilbudene kan sammenlignes på en god måte. NHO Service har f.eks. tildelingsverktøyet "Høyeste Verdi" som finnes under fanen "verktøy" i denne portalen. Verktøyet er utviklet for at innkjøpere skal få ideer til hva som kan være relevante kvalitative egenskaper som er verd å sammenligne i tilbudene. Poenget er at disse egenskapene, ofte vil være egenskaper som gir kunden en bedre tjeneste. Kunden eller oppdragsgiver må imidlertid selv vurdere om noen kvalitative egenskaper ved tjenestene er viktigere enn andre. Det betyr i så fall at man må vekte disse tyngre.

Når man skal stille krav til leverandøren for å kunne delta i konkurransen, kan det være lurt å få en oversikt over markedet. På NHO Service sine nettsider finnes omtale av hva som preger markedet i det relevante tjenestesegmentet.   

Overraskelser er ingen positiv valør når det kommer til anskaffelsesstrategi
Gi god informasjon om oppdraget. Det er essensielt å gi leverandørene best mulig oversikt over oppdraget, miljøet oppdraget skal utføres i, eventuelle forventninger ut over kjernetjenesten og mulige risikosider ved oppdraget.

For enkelte oppdragsgivere kan det virke som at det er en bevisst strategi å overføre mest mulig risiko ved oppdraget, samt gi dårlig informasjon om omstendighetene rundt oppdraget. En mulig tvilsom gevinst av en slik strategi er at vinneren av kontrakten er den leverandøren som ikke har stilt de spørsmålene som trengs for å prise eller innrette tilbudet på en fornuftig måte. Dette er en kortsiktig gevinst for oppdragsgiver. Resultatet på sikt er trolig en leverandør som ikke vil eller klarer å etterleve kontrakten.

Uavhengig av hvem som har forårsaket problemet med manglende informasjon eller manglende evne til å etterspørre informasjon, er problemet til slutt det samme: Nemlig manglende oppfyllelse av kontrakt.

Etter NHO Service sin vurdering er det både en plikt etter anskaffelsesregelverket og god strategi for å lykkes med konkurranseutsetting eller et tjenestekjøp som går over mange år, at oppdragsgivers informasjon er dekkende for oppdraget.  Overraskelser er ingen positiv valør når det kommer til anskaffelsesstrategi. Eller sagt på en annen måte, dersom du med god informasjon kan hindre at en leverandør regner feil på oppdraget, – så vil konkurransen bli mer egnet for å identifisere den rette samarbeidspartneren.    

Sammenligne kvalitetsforskjeller eller bare laveste pris?
Det finnes standardvarer- og leveranser hvor minste krav og laveste pris er en effektiv tildelingsmekanisme ved valg av produkt og tjeneste.

Ingen av tjenestene som denne portalen omhandler bør bruke laveste pris som eneste tildelingskriterie ved konkurranseutsetting eller et større tjenestekjøp. Det å fraskrive seg retten til å vurdere verdien og nytten av kvalitative forskjeller mellom tilbudene, er anskaffelsesmessig lite fornuftig når kvalitetsforskjeller ofte er avgjørende for å bli fornøyd med tjenesten som anskaffes.

Når det gjelder arbeidsintensive tjenester og kvalitet, vil ulike innretninger på tjenesten som metoder, tilgengelighet eller stedlig nøkkelkompetanse, m.v, også ha en kostnadsside som blir synlig og gir oppdragsgiver mer informasjon om hvordan tjenesten faktisk produseres. Det kan ikke understrekes nok at det er meget krevende å lage et konkurransegrunnlag innen portalens tjenesteområder som utelukkende omhandler pris og slik at øvrige kvalitative aspekter i et tilbud anses som irrelevant. 

For noen markeder er det også et behov hos seriøse leverandører at den offentlige kunde er med å signalisere en interesse for at markedet forbedrer sine tjenester og systemer for økt kvalitet. Tilsvarende vil man ved konkurranseutsetting, i tilfeller som innebærer virksomhetsoverdragelse, åpne for å verdsette at den bedriften som skal overta ansatte er i tet med hensyn til tjenesteutvikling.

Oppdragsgiver bør derfor velge et mer sammensatt tildelingskriterium som kalles det økonomisk mest fordelaktig tilbud. Dette kan for eksempel være en blanding av kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonelle egenskaper, livssykluskostnader, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice og teknisk bistand, og tid for levering eller ferdigstillelse.   

Kvalitative forskjeller ved tilbudet – vanskelig å identifisere og måle?
Motivet og målet for konkurranseutsetting bør handle like mye om kvalitet og tjenesteinnhold, som lavere kostnad eller pris. Hvordan den faktiske vektingen av kvalitet og pris skal fremkomme, bør variere ut fra den enkelte tjeneste og standarden på minstekrav.

Det er imidlertid som nevnt ovenfor ikke å anbefale at oppdragsgivere i et mer omfattende servicetilbud bagatelliserer en vurdering av tilbudenes ulike sider. For det første er tilbudene fra bedriftene nær sagt alltid bygget på forskjellige måter å lese konkurransegrunnlaget på. Dette kan innebære betydelige forskjeller i opplevelse og behovsdekning. Dernest vil de av samme grunner ha ulik oppfatning av ressursbruk under gjennomføring. Selv om det kan oppleves som noe mer komplisert, bør oppdragsgiver likevel ikke frasi seg retten til å vurdere kvalitative sider ved tilbudet som når man velger "laveste pris" som eneste tildelingskriterium.

Det er viktig at vektlegging av kvalitet også følges opp i konkurransen om kontraktstildeling. Det kan selvfølgelig oppleves som ekstraarbeid å sondere mellom de ulike kvalitetskriteriene for innkjøper, når innkjøperen mener seg fornøyd med de minstekravene som er satt til tjenesten. Her vil bransjeforeninger ofte kunne være til hjelp med å gi tilbakemelding på kriterier som er egnet. Kriteriene skal gi en indirekte høyere opplevd eller/og økonomiske verdi.

Tre konkurransemodeller

En grovinndeling på konkurransetypene, kan være som følger:   

Auksjonskonkurranse:

  1. "Laveste pris konkurranse", dvs. billigst mulig tjeneste med eventuelle minstekrav til kvalitet. Denne konkurranseformen passer normalt ikke for konkurranseutsetting. Hensikten med konkurranseutsetting er blant annet å få flere aktører til å konkurrere om kvalitative egenskaper på selve tjenesten.

Konkurransemodellene nedenfor derimot, vektlegger kvalitetsforskjeller i tilbudene.

Konkurransetypene innebærer at bedriftene kan konkurrere om løsninger og nivå på servicegrad, kvalitative egenskaper etc. Nedenfor beskrives noen varianter av det anskaffelsesregelverket betegner som "økonomisk mest fordelaktige kjøp".

  1. Konkurranse med «Kvalitet» som eneste tildelingskriterium:

"Kvalitetskonkurranse" til fastsatt pris (konkurranse om tjenesteinnhold). Dette kan være aktuelt når kommunen har et visst beløp å bruke og allerede har erfaring med faktiske kostnader knyttet til tjenesten. Dette er særlig egnet ved arbeidsintensive oppdrag, hvor det egentlig ikke kan skje noen betydelig kostnadsreduksjon og kvaliteten/løsningsforslagene er kritisk for behovsdekningen.

Dersom konkurransen gjennomføres på rett måte, kan leverandørene konkurrere om å gi mest mulig innhold og dekning til de behovene som er beskrevet. Innovasjon kan ha gode rammevilkår under en slik konkurranse. Det må imidlertid ligge en rimelig forutsetning for bedriftene at oppdraget blir bærekraftig. Det er med andre ord ingen god ide å arrangere en slik konkurranse for oppdrag med omfattende minstekrav som uansett vil koste 5 millioner, med 3 millioner som oppdragsgivers fastpris og hundre prosent kvalitet som tildelingskriterium. 

En beslektet form, utenfor anskaffelsesregelverket, er når man har en tjenestekonsesjon/autorisasjonsordning som overlater det til brukeren å velge blant utvalgte leverandører. Forutsatt at det er en informasjonsinnretning som fungerer og opplyser brukeren om ulike leverandørers tilbud, vil bruker få muligheten til å velge noe mer i tråd med sine kvalitative preferanser og behov. Også her er det viktig for resultatet at oppdragsgiver og leverandører har noenlunde samme virkelighetsbilde i forhold til kostnader.

  1. ”Riktig kvalitet til rett pris – konkurranse” (vekting av pris mot kvalitet).

Denne type konkurranse er vanlig blant de som konkurranseutsetter en tjeneste. Dersom de potensielle kostnadene knyttet til tjenesten er uoversiktlig bør selvfølgelig pris/kostnader være ett av flere tildelingskriterier. 

NHO Service har laget et verktøy som foreslår hvilke kvalitative forhold (tildelingskriterier) som er fornuftig å vektlegge. Verktøyet er særlig tilpasset renholdstjenester, men kan også være nyttig ved andre tjenester.  Verktøyet er anvendelig for konkurransene som er beskrevet i punkt 2 og 3 ovenfor.

Krav til leverandørene – seriøsitetskrav

Markedet er til tider uoversiktlig for innkjøpere. Å legge forholdene til rette for bred konkurranse, innebærer også at oppdragsgiver ikke kjenner til alle potensielle konkurrenter. I lys av dette er det viktig å stille krav som kontrollerer bedriftens seriøsitet.

Anskaffelsesregelverket setter noen grenser for hvilke type krav som kan stilles, så ønskede krav må sjekkes opp mot regelverket. Dessuten kan det gjelde andre lovkrav som enkelte bransjer reguleres av.

Spesielle tips for våre bransjer:

Godkjennelsen innebærer flere ting. Dette omfatter blant annet at alle ansatte skal bære et spesielt ID kort, obligatorisk BHT tjeneste for ansatte renholdere. 

Lov og forskrift om allmenngjøring pålegger også betaling av minstelønn tilsvarende renholdsoverenskomsten til NHO Service og NAF. Se mer om dette på arbeidstilsynets sider: 

De aller fleste renholdsbedriftene i NHO Service har tariffavtale og har et godt samarbeid med arbeidsmannsforbundet i LO (NAF).

  • Bemanningstjenester: Bemanningsbransjen i NHO Service har gått sammen om en revisjonsordning om arbeidsgiveransvar. Mer om dette her:  
  • Tilsvarende tips om helse og sosialtjenester, sykehjem, vakt og sikkerhet, hjemmetjeneste, barnevern, BHT og FM – vil komme etter hvert. 

Lønn- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter:

Ved offentlige kjøp av tjenester og bygg/anlegg gjelder forskrift om lønns- og arbeidsvilkår. Forskriften er viktig for å sørge for en viss kontroll av seriøsiteten som arbeidsgiver. Se særlig omtale av dette på sidene til arbeidstilsynet: 

Se eksempelfanen: NHO Service tar sikte på å utvikle bedretjenester.no slik at du vil finne et eller flere gode konkurransegrunnlag på de ulike bransjene. Disse eksemplene er det vi oppfatter som over gjennomsnittet gode metoder for å lage et konkurransegrunnlag.

Relaterte lenker
Anskaffelsesreglene og begreper m.v
Hva skal du kjøpe – DIFI maler
Kilde til tildelingskriterier 
Lovlig godkjente renholdsleverandører 

 
Sp�rsm�l?
  • Del